Hent rekvisition

Programmet Hent rekvisition anvendes til at kontrollere (eventuelt rette), godkende eller videresende elektroniske rekvisitioner i MADS. Godkendelsen består i at knytte alle oplysninger til et laboratorienummer, hvis label hæftes på prøvematerialet.

• Felt fremhævet med gult: Oplysningen er ukendt eller ikke udfyldt. Rekvisitionen kan ikke gemmes i MADS så længe der er en gul markering. Fejl kan både skyldes forkert registrering ved rekvirenten og mangler i jeres lokale repertoirefil eller i Kundekartotek.
• fed rød markering i bunden af programbilledet: Der er sendt elektroniske rekvisitioner med fejl, som forhindrer at de kan modtages i MADS, fx. at rekvisitionsnummeret er anvendt tidligere. Disse Rekvisitioner vises ikke i dette program, men skal kontrolleres i programmet Overfør rekvisition. Kontakt din lokale MADS-ansvarlige eller MADS-gruppen hvis du er i tvivl om eventuelle fejl.
• Søger du på en tidligere godkendt rekvisition, vil en alarm fortælle at den er godkendt, og at du kan se rekvisitionen i Godkendte rekvisitioner.
• Hvis 2. eller 3. bloddyrkningskolbe ankommer efter rekvisitionen på første kolbe er godkendt, gives der mulighed for at notere de(n) næste kolbe(r) på rekvisitionen via alarmen om, at rekvisitionen er godkendt.
• Der kan modtages flere glas (glasnumre) fra samme prøvemateriale til samme undersøgelse på samme patient, hvis det dels er opsat i KMA-oplysninger, dels markeret på den ønsket undersøgelse og dels opsat i MDS-koden.
• Det er muligt, at tilføje eller fravælge en rekvireret undersøgelse, og se hvornår der sidst er rekvireret samme undersøgelse på patienten. Hvis der rettes ønsket undersøgelse, prøvemateriale eller anatomisk lokalisation, testes det op imod MDS-tabellen.
• Via genvejsmenu kan den godkendte prøve åbnes i Forside, hvorfra grundoplysningerne kan rettes og prøven eventuelt kan kopieres.
• Det er også muligt at udskrive labels med prøvenummeret, udskrive rekvisitionen og opsplitte rekvisitionen i to nummerserier (til to interne laboratorieafsnit eller til både internt og eksternt laboratorieafsnit).
• Faciliteten til at videresende prøven er klargjort, men opsætningen skal aftales med både VANS leverandøren og MADS-gruppen.

Rekvisitionen FØR rettelser:

Glasnummer 106750424683

Hente rekvisition:

1. Når programmet åbnes står markøren i søgefeltet øverst til venstre (fed talskrift og grå bund).
Der er 5 muligheder:

A) Søg rekvisition: Søg rekvisition: Scan rekvisitionsnummeret (eller Tast nummeret → [F8] (udfør søg)), der er hæftet på prøvematerialet. Er rekvisitionen kommet, vil rekvisitionsoplysningerne vises i hele højre side. De øvrige ventende rekvisitioner gøres midlertidigt usynlig i oversigten.
Hvis rekvisitionen tidligere er godkendt viser MADS en alarm, som giver mulighed for at du kan se den tidligere godkendte rekvisition:

Klikker du på "Ja" føres du over i Godkendte rekvisitioner. Herfra kan du fx. også føje 2., 3. eller 4. bloddyrkningskolbe til samme rekvisition (såfremt de er kommet uafhængig af 1. kolbe).
I KMA-oplysninger (fanebladet Rekv.programmer) kan aktiveres, at rekvisitioner kan kobles til samme prøvenummer. Er en tidligere rekvisition på samme patient og med samme prøvemateriale og lokalisation modtaget, vil viste alarm (og mulighed) fremkomme:

B) Se alle ventende rekvisitioner: Alle ikke godkendte rekvisitioner ser du i tabellen under søgefeltet. Tast [F4] (næsteblok) eller klikke i listen med prøvenumre og 'bladre' mellem dem med [PIL OP/NED]. Det er muligt at søge på cpr-nummer i listen.

C) EPJ rekvisitioner "på hotel": Søges en rekvisition, bestilt til et andet laboratorium i samme EPJ-system, kan den alligevel indlæses - typisk en fordel, når to eller flere laboratorier skal dele vagtprøver. Ved søgningen af denne type rekvisitioner giver MADS et alarm-spørgsmål om hvorvidt rekvisitionen ønskes indlæst.

D) Videresend: Rekvisitionen videresendes til andet mikrobiologisk laboratorium - se vejledningen længere nede.

E) Opsplitning af prøven: Prøven deles i to eller flere prøvenumre, fx fordi nogle undersøgelser laves i andet laboratorium. Rekvisitionen kan deles, og en del kan videresendes til andet laboratorium eller blot udføres i et andet laboratorieafsnit - se vejledning længere nede på denne side.

Rekvisitionsoplysningerne

Hente rekvisition:

2. Laboratorienummeret sættes på prøvematerialet. Laboratorienummeret scannes eller tastes ind:

Kontrol på feltet sikrer at prøvenummer kun er nuværende/foregående år. Bruger afdelingen synonymer for serie (prøvetypen) i stregkoden på labelen, skal markøren stå i nummerfeltet (ikke seriefeltet eller årstalsfeltet) inden scanning. BEMÆRK, at du kan indstille MADS til automatisk at springe til nummerfeltet fremfor til Seriefeltet. Det sker i KMA-oplysninger -> fanebladet "Elektronisk kom." -> feltet "Indtastningform ved rekv."
Idet prøvenummeret angives, fremhæves feltet under med teksten. Tryk F2 for godkendelse . Vent lidt endnu med at godkende rekvisitionen!

3. Kontrollere og rette rekvisitionsoplysninger.
Er der felter, hvor oplysningen er obligatorisk men mangler, ikke er kendt eller ikke overholder standarden, vil de være fremhævet med gult. Rekvisitionen kan ikke gemmes i MADS så længe der er en gul markering. [F9] (værdiliste) kan bruges i felterne. Fejl kan både skyldes forkert registrering ved rekvirenten og mangler i jeres lokale repertoirefil eller kundekartotek.
Oplysningerne "Afsender", "Modtager", "Undersøgelse", "Prøvekat.", "Anat.lok", "Materiale", "Side" og "Nummer" kan alle rettes. Rettelser gemmes med  [F10](acceptér).
For tilføjelse af en EKSTRA undersøgelse eller fravalg af undersøgelse, Projekttilknytning, Bemærkninger og/eller Prøvejournal-oplysninger se punkt 8 og fremefter. Hvis "Samtykke nægtet" er markeret, vil der kun blive sendt svar til rekvirenten og eventuel kopisvar-modtager. Hverken MiBa, EPJ eller andre vil modtage svar.
Er der anført IUPAC-koder (NPU-koder fra biokemi) for undersøgelserne vil de automatisk blive konverteret til MDS-koder, der hvor mapping er lavet i den landsdækkende MDS-tabel. Er knappen "supplerende oplysninger" synlig:

vil du endvidere kunne se om prøven er rekvireret gennem biokemisk afdeling.

4. Oplysninger i feltet "Lok.detalje" BØR flyttes op i kode for anatomisk lokalisation ("Anat.lok.") og/eller "Side". Ændres der ikke på indholdet i lokationsdetalje, flyttes indholdet over til indikationsoplysningerne ved godkendelse af rekvisitionen. Igen gemmes rettelser med [F10](acceptér).

5. Eventuelle promptbesvarelse, herunder indikation og antibiotika før og efter, vil også være synlige i den nederste del af oversigten. I dyrkningsbilledet vil der være en lilla markering under indikationsoverskriften for disse oplysninger. I både Hent rekvisition, Dyrkning og Mikroskopi-programmerne vil der være en orange farvemarkering på promptsvar, som i de landsdækkende MDS-koder har fået knyttet farvemarkering til sig, fx "ja" til patienten har blodig diarré.

6. I feltet til venstre for "Alder" kan du se antallet af prøver for patienten. Nancy Ann Berggren er 72 år gammel:

og dobbeltklikke hvis du vil se patientens prøveoversigt.

7. Tilsvarende kan du i feltet til højre for ønsket undersøgelse se antallet af prøver fra patienten med samme ønsket undersøgelse, fx. at samme patient har for 691. gang fået lavet undersøgelsen "Dyrkning og resistens":

Patientens prøveoversigt vises også hvis du dobbeltklikker i dette felt. Længere til højre på samme linje vises datoen for hvornår patienten sidst har fået foretaget samme mikrobiologiske undersøgelse og hvilken pladekategori/udsåningskode der er knyttet til MDS-koden (info til udsåningsrobot).

Prøvenummer (T 377099 23)

Hente rekvisition:
8. Nu godkendes rekvisitionen i MADS med  [F2](Besvar). Efter godkendelse vil feltet, der førhen havde en rød markering blive hvidt med teksten "Godkendelse er udført":

Bemærk, at der kan komme en alarm i 3 situationer:
1) Hvis du har rettet i undersøgelse/rekvisition/lokalisation og kombinationen (MDS-koden) ikke findes i det landsdækkende repertoire;
2) Hvis der er mere end 30 dage mellem prøvetagningsdato og modtagelsesdato. Du kan vælge at beholde forskellen, lade MADS rette prøvetagningsdatoen til 30 dage før, eller manuelt rette prøvetagningsdatoen, før rekvisitionen godkendes;
3) Hvis en anden rekvisition er modtaget på samme prøvenummer, og prøven siden er slettet i Forside, men prøvenummeret stadig er bundet til den tidligere elektroniske rekvisition - i dét tilfælde lukkes prøven op i Godkendte rekvisitioner.

Rekvisitionen EFTER rettelse af Afsender og tildeling af laboratorienummer:

Supplere oplysninger

Hente rekvisition:
9. Først nu dukker mulighederne under "supplerende oplysninger" nederst til højre frem:

10. Klik på knappen for det, du skal rette. I eksemplet er der klikket på knappen
1. Undersøgelse. Idet rekvisitionen blev godkendt kan der være tilføjet ekstra undersøgelser automatisk, men ellers kan disse tilføjes. Desuden kan du ændre på hvilken af flere undersøgelser, der skal være hovedundersøgelsen. Det er også muligt at fravælge en undersøgelse ved at klikke til venstre for undersøgelsen i oversigten for oven. Gem ændringer med [F10](acceptér). Hvis du klikker på indikation har du også mulighed for at vælge om indikationen skal med på svar.
11. Når du vil knytte et stempel til rekvisitionen, kan du søge blandt stempler med [F9] (værdiliste).

Udskriv rekvisition/stregkodelabel

Hente rekvisition:
12. Ligesom de supplerende oplysninger vises knapperne Udskriv rekvisition og
Etiketter nu. Brug dem, hvis rekvisitionen eller ekstra labels skal udskrives på nuværende tidspunkt. Ellers kan den enkelte eller en hel serie elektroniske rekvisitioner udskrives fra programmerne Udskriv rekvisitionsliste eller Udskriv rekvisitioner i prøvenr.interval. Uanset hvor rekvisitionen udskrives er formatet styret af valget i feltet "Rekvisitionsudskrift" (KMA-oplysninger → fanebladet "Elektronisk kom"). Bemærk også, at knappen Etiketter kun er synlig såfremt der er knyttet en etiketteprinter til din PC i programmet Etiketteprinter.

Rekvisitionen EFTER accept i MADS:

Rekvisition EFTER accept og rettelse af ekstra undersøgelser:

Genvejsmenuen

Hente rekvisition:
13. Du kan gå direkte til prøven i Forside (MADS-menu: Genvejsmenu -> Forside), hvorfra oplysningerne kan rettes eller du kan kopiere prøvenumre, hvis der er behov for det.

Rekvisition EFTER accept - Genvejsmenuen til fx Forside, Mikroskopi eller Dyrkning:

Modtag ny rekvisition (Modtag ny rekvisition)

Hente rekvisition:
14. Stil markøren i rekvisitionsnummerfeltet og begynd forfra med næste elektroniske rekvisition. 

Videresendelse af rekvisitioner forudsætter, at der i KMA-oplysninger er knyttet en prøvetype til automatisk nummerering og stempel til markering af (i svar til rekvirenten), at prøven videresendes. Prøvetypen kan være selvstændig eller en allerede anvendt. Af hensyn til svar til originalrekvirenten skal (eget) laboratoriet, der videresender rekvisitionen (og prøven) anføres med kundekoden i feltet Prøvetager.

Dernæst skal laboratorier være sat op til at kunne modtage rekvisitioner, hvilket gøres i kundekartoteket. Markeres feltet Kan modtage rekvisitioner? åbnes yderligere felter. Angives et stempel, vil det erstatte det stempel, der var angivet i KMA-oplysninger, når originalrekvirenten får svar om, at prøven er (modtaget og) videresendt. Markér ekstern laboratorium? hvis prøven skal videresendes udenfor regionen. I fx Region Syddanmark skal der ikke markeres i ekstern laboratorium?, hvis rekvisitionen videresendes til et andet MADS-laboratorium i regionen, da forsendelsen i stedet sker direkte fra MADS-database til MADS-database. Endelig skal vælges korrekt laboratoriebetegnelse (i feltet uden overskrift). Laboratoriebetegnelsen knytter MedComs laboratorieforkortelse til svaret, der sendes om at prøven er videresendt.

Endelig skal undersøgelser være sat til, at kunne videresendes til et specifikt laboratorie. Det sættes op i ønsket undersøgelse:

I feltet ”videresendes til” kan angives et af de laboratorier, der i kundekartotektet er sat op til at kunne modtage videresendte rekvisitioner.

Søg rekvisitionen i Hent rekvisition. Klik på knappen Videresend. Rekvisitionen nummereres automatisk med serien angivet til videresendelse i KMA-oplysninger, og MADS foreslår de laboratorier, der er sat op til at kunne modtage videresendte rekvisitioner. Markér det relevante laboratorium og tryk derefter på Send. Rekvisitionen/prøven dannes i MADS og påføres det videreforsendelses-stempel, der er angivet for kunde i Kundekartoteket. Herefter afslutter MADS prøven, sender et svar til originalrekvirenten, og videresender rekvisitionen til det valgte laboratorium.

A) Rekvisitionen rettes og modtages:
Angiv prøvenummer (i eksemplet "S") på undersøgelse(r) (I eksemplet "301 Antistof mod Cytomegalovirus"), laboratoriet selv udfører. Godkend rekvisitionen med [F2] og klik på knappen oPsplitning af prøven.

B) Den videresendte undersøgelse angives:
Angiv prøvenummer (i eksemplet "O") på undersøgelse(-r) (I eksemplet "310 Borrelia - antistof"), andet laboratorie/laboratorieafsnit udfører. Prøvetypen, der anvendes til videresendelse af prøver, skal være oprettet i Prøvetyper pr. laboratorieafsnit. Ligeledes skal der i KMA-oplysninger - > fanebladet Elektronisk komm. være angivet, at prøvetypen står til at kunne videresendes. Endelig skal det laboratoriet, der videresendes prøve til, være oprettet i kundekartotek til at kunne modtage rekvisitioner med angivelse af stempel.
Hvis prøvetypen er sat til automatisk nummerering i Prøvetyper pr. laboratorieafsnit, vil den viste Alarm fremkomme. Er det kun den ene, der skal videresendes trykkes altid "Ja". Hvis der er flere undersøgelser, som skal videresendes på samme prøvenummer, trykkes "Nej" for de efterfølgende, da de jo skal have samme nummer, som den første undersøgelse.

C) Dan opsplitning af prøven:
Klik på knappen Dan opsplittede prøver!.

D) Godkend opsplitning af prøven:
Markér den enkelte prøve og klik på knappen goDkend, hvis opsplitningen kan godkendes. Er der opsplittet til flere end 2 prøvenumre, vil de skulle godkendes enkeltvis.

E) Godkendte prøver:
Til højre for prøvenummeret vinges af og fremhæves med orange kant, at prøven er godkendt.

F) Udskriv etiketter:
Herefter kan du udskrive stregkode-etiketter på hvert af de markerede nye prøvenumre via knappen Etiket. Angiv antallet af etiketter
du ønsker og klik på Udskriv i dialog-boksen. Markér den prøve, der skal videresendes til andet laboratorium, og klik på knappen Send til andet laboratorium.

G) Videresend prøve/rekvisition:
Fra listen af afsendere/kunder, der kan modtage rekvisitioner (angivet på den enkelte afsender i kundekartoteket) vælger du det relevante laboratorium og klikker på Send og Udskriv. Herefter vil der blive udskrevet en PTB samtidig med rekvisitionen sendes elektronisk.

En elektronisk rekvisition bør kun undtagelsesvis slettes (Marker den på listen →  [SHIFT + F6] (Slet rec.) → [F10](Acceptér)), hvis den ikke anvendes i MADS.

Slettede rekvisitioner forsvinder og kan IKKE gendannes eller dokumenteres, så vær forsigtig!

Hvis rekvisitionen er modtaget på fx. forkert prøvenummer eller med forkert prøvemateriale eller undersøgelse, kan rekvisitionen "genåbnes" dvs. bringes tilbage til en tilstand, hvor den igen kan modtages i MADS.
Først slettes prøven i Forside → Dernæst går man ind i Hent rekvisition og henter den igen → MADS spørger om rekvisitionen skal genåbnes:  →  Der klikke "Ja"→  I "Godkendte rekvisitioner" trykkes på knappen Genåbn rekvisition>:

"Godkendte rekvisitioner" lukkes, og rekvisitionsnummeret kan søges frem igen, rekvisitionen rettes, nummereres og modtages.